[BOOK] 비서백서

비서백서 - 이준의, 쌤앤파커스

비서라는 직업에 대해 이해하기위해 읽음. 

비서의 강점, 비서로 제대로 일하려면, 다른 직군에 가더라도 이 직무를 무기삼기위해 해야 할 방법에 대해 알아보기위해.

*채용면접

일반직원과 비서의 차이점-직원의 능력과 학벌은 돈을주고 살 수 있지만 비서의 충성심은 돈 주고도 살 수 없습니다.

일반직원에게 보스에 대한 충성이 선택사항이겠지만 비서에게는 필수사항.

* 비서관련 책 추천

<비서처럼 하라> 조관일, 쌤앤파커스

<잭 웰치 다루기> 로잔 배더우스키, 한스미디어

<성공하는 CEO 뒤엔 명품 비서가 있다> 전성희, 홍익출판사

<조선의 킹메이커> 박기현, 역사의 아침

<유방의 참모학> 이사야마 다카시, 사과나무

<1인자를 만든 2인자들> 이철희, 페이퍼로드

* 비서출신 유명인

김경배(현 글로비스 사장)-현대그룹 고 정주영 명예회장 수행비서

남용(현 LG전자 대표이사)-LG그룹 명예회장 통역비서

이수빈(현 삼성생명 사장)-삼성그룹 이건희 전회장 비서

이학수(전 삼성전자 회장실 실장)-삼성그룹 이건희 전회장 비서

전성희(현 대성산업 이사)-대성산업 김영대 현회장 수석비서

조준호(현 LG그룹 대표이사)-LG그룹 회장실 비서

현명관(현 삼성물산 고문)-삼성그룹 비서실장

* 경영관련 지식 

경영에 관해 피드백 할 수 있는 비서를 원하는 회사에서느 경영 전공자나 경영 관련 부서에 있는 직원을 비서로 채용하기도 한다. CEO의 최측근인 비서가 경영을 모른다면 비서로서의 자질을 의심받을 수 있따.

이러한 문제를 대비하기 위해 전문경영학 서적을 한두 권 정도 읽어보거나 본격적으로 경영학 공부를 해보는 것을 추천한다.

온라인 MBA교육수강:: (주) 휴넷과 메일경제 신문사가 주관하는 매경휴넷 온라인 MBA, 서강대학교 경영전문대학원에서 운영하는 SHAPE 과정

*보스 신상정보 파악

백문백답 설문조사 표 드리고 적어달라고 하기

1.이름(영문과 한문도 적어주십시오) 2.생년월일 3.혈액형 4.태어난 곳 5.거주지 6.폰번호 7. 자택번호 8.가족사항(이름도 같이 적어주십시오) 9.출신학교 10.경력사항 11.좌우명 12.신장/몸무게 13.종교 14.취미 15.주량 16.좋아하는 음식 17.싫어하는 음식 18.지병 19.비서가 특히 신경써야 하는 부분 20. 비서에게 하고싶은 말

* 우편물 정리방법

- 우편물 관리를 효율적으로 하려면 우편물대장을 만들어야함. 신입일 경우 우편물을 일단 모두 가져다 드린 뒤 "알아서 정리해라"는 지시 받으면 그때부터 관리. 별도 지시 없을경우 먼저 나서서 우편물 관리하겠다고 보고해도 결례가 아님.

- 청첩장,부고장,초대장 등은 일단 복사하고 일정체크 후 보고. 복사한 우편물은 파일에 별도보관.

-등기,소포,해외우편은 가급적 바로 전달/ 보스 출장중이거나 부재중일 때도 긴급우편이 오면 전화나 문자로 신속보고.

-지로 용지로 된 납부서는 보스에게 직접 전하고, 처리부서가 별도로 있다면 메모 후 인계.

보스가 우편물을 확인하더라도 바로 버리지 말고, 한 달 정도 보관한 뒤에 정리하는 것이 좋다. 우편물이 배달되는 시간을 체크해두었다가 받는 즉시 보고하고, 보스에게 우편물을 전달할 때는 봉투의 상단 접합부분 오려서.

일시	발신인	내용	처리절차
2014.02.03.	(주)LK그룹 홍oo회장	자녀(장남)의 결혼식 청첩장	회장님 보고
2014.02.04.	국민연금 관리공단	개인연금 납부	경리부장에게 인계
2014.02.04	연세대학교 대학원	상조회비 납부	회장님 보고
2014.02.07	OO카드	1월 사용내역서	회장님 보고
2014.02.07	한국미술협회	XXX작가 초대전	회장님 보고
2014.02.08	OO건설	OO지역 분양공고(스팸)	비서보관

* 우편물 보내는 방법

발송시에도 우편물 대장에 내용을 적은 후 발송. 보내기 전 반드시 내용물, 도착하기까지 소요기간 확인.

일시	발신인	수신인	내용	처리절차
2014.02.05.	회장님	연세대학 총장	상조회비 내역서	빠른등기
2014.02.06.	회장님	서울시청 공보과장	광장대여 계획서	오토바이 퀵
2014.02.07	회장님	OO상사	입찰내역서	직접배달
2014.02.07	회장님	상공회의소	서신발송	빠른등기

* 명절선물 보내기

효율적 발성하기 위해 명절 3주 전에 리스트업 해야함. '보낼 선물 리스트'는 명절 4주 전에 보스에게 리스트업 부탁.

이때 참고할 수 있도록 작년 명절에 받은 선물 리스트를 같이 준비.전화번호나 명단이 변경될 수 있기 때문에 매번 새롭게 작성해야함.

거부자 명단은 반드시 보고할것. 독자적으로 판단하여 안보내면 문책당할수 있으니 주의

성명	전번	주소	선물	수량	비고
윤xx	010-123-1123	서울시 강남구 ...	사과	1
(주)xx 송oo차장			양주		마음만 받겠다며 거부
(주)xx 권xx 회장			사과	20
xx경찰서			귤	25	민원실로 배달 요망

*명절 선물받기

일시	성명	전번	선물	수량	비고
2014.9.20.	(주)OO 김xx사장	010-123-1123	와인	1
2014.9.21.	(주)xx 송oo부장		배	2
2014.9.21.	ooo의원		한우갈비10kg	1	냉동보관 요망
2014.9.22.	xxx연구소		와인	1	회장님 지시로 반송

*경조사 챙기기

1.경조사의 정확한 일시,장소,성격 파악

2.보스가 방문 가능한지 여부 체크. 경조사 일정과 내용은 최소2주전 보고

3.보스가 방문할 수 없는 경우에는 비서가 대신 참석할지 여부와 경조사 비용 등을 알아본다.

4.보스와 비서 모두 참석할 필요 없는 떄는 화분,꽃,우편환 등을 보낼 지 체크

경조사 리스트

일시	경조사명	현금(만원)	화분	기타	비고
2014.05.16.	(주)xx 김xx사장 빙모상	10	O		비서 대리방문
2014.05.20.	OO학원 개업식	20	O
2014.05.29.	이xx의원 출판기념회	50			비서 대리 방문
2014.06.01.	최xx회장 아들 결혼식	20	O

경조금 관리대장

일시	이름	현금(만원)	화분	기타	비고
2014.05.10.	oo경찰서장	10	O
2014.05.20.	OO학원 이사장	50	O		비서 대리방문
2014.05.29.	김xx회장	100	O	장례도우미비용지불(200만원)
2014.06.01.	(주)xx직원일동	430		손xx 외 100명

*방문자에게 선물받은 리스트

일시	방문자	선물	처리여부	예상가격	비고
10.04.06	OO은행 XX지점장	음료세트	탕비실 비치	15,000
10.04.07	(주)OO 오oo과장	한과세트	회장님 전달	70,000
10.04.10	OO상사 권oo대표	난	회장님 집무실비치	100,000	호접란
10.04.28	bb협회 박oo상무	도서10권	사내도서 대여실비치	150,000

* 보고하기

1. 보고시기 : 보고시기는 업무지시자가 시간적으로 충분히 여유가 있을 때 하되, 지정된 기간을 넘기지 않는다.

- 보스가 지시한 일이 마무리되면 지정된 시기에 즉시 보고

- 업무량이 많거나 시간이 오래 걸릴 때는 중간보고 철저히

- 지시받은 업무를 수행하는 것이 불가능할 경우에 그 사실을 보고

- 업무 수행 중 변수가 발생하면 바로 보고

2. 보고방법: 구두보고/서면보고(구두보고시에는 요점을 요약해서 보고, 서면보고시에는 읽기 쉽도록 간결하게)

-결론-사유-경과-소견 순으로 보고

-업무지시자에게 직접 보고

-보고 내용은 요점 정리해서  육하원칙에 따라 보고

-보고서 작성시 형용사와 부사 자제, 정확한 데이터와 객관적 근거에 대해 간단명료하게 보고

-기밀사항을 보고할 때는 관련자료를 반드시 별도 보관하거나 파기

3. 보고태도

- 단정하 태도와 안정된 목소리

- 보스가 앉으라고 지시하지 않을 때는 대각선 위치에 서서 보고

- 보고서로 보고해야 할 경우 2부 풀력하여 같이 읽어가며 보고

- 기밀보고 시 내용 노출에 유의

* 문서분류코드

작성부서	주제		양식		작성자
비서실	보스	B	일일일정표	1	이대리	L
	회사	C	주간 일정표	2	김대리	K
	비서	S	기안서	3	최주임	C

예를 들어 문서분류코드가 '[비서실] B1-L100529'라면 비서실에서 2010년 5월 29일에 이 과장이 작성한 보스의 일일 일정표라는 뜻이다. 마찬가지로 '[비서실] S5-C100601'은 비서실에서 2010년 6월 1일에 최주임이 작성한 비서실 회계장부를 의미한다.

*문서관리대장

문서관리대장 업무는 보스와 비서실에 관련된 문서를 관리하는 것. 해당 문서의 열람/대출 원하는 직원의 인적사항과 사용목적 등을 기재

문서 관리시에는 지정된 날짜에 반납받을 수 있도록 관리감독 철저. 특히 비서실에는 보스 개인신상에 관련 문서나 대외비 문서가 산재하니 보안에 더욱 신경써야함. 문서연람/대출 요청시 보스에게 보고하고 진행하는 것이 좋다.

일시	문서종류	용도	사용인	사용기한	비고
10.06.01	비서실 회계장부	5월 결산 보고	문OO 과장	6/3	회수
10.06.02	회장님 주민등록증 사본	법인통장 개설	최OO부장	은행제출 1통	제출
	회장님 개인 인감증명서	상동	상동	은행 제출 2통	제출
10.06.03	주주 명부	주총 준비	이OO 전무	6/3	미정

* 인터넷으로 서류 발급받기

-전자민원 G4C  www.egov.go.kr

-대법원 인터넷등기소 www.iros.go.kr

-써트피아 www.certpia.com

* 비서 후

'비서의 표본'으로 인정받는 대성산업의 전성희 비서와, 비서의 인식 개선에 앞장선 한국비서협회의 이금자 회장.

최근에는 비서 경력을 십분 발휘해 병원 코디네이터, 비서강사, CS강사, 호텔 커시어지, 정당 대변인 등 사회 여러 분야로 진출하는 케이스가 점점 늘고 있다.

* 사내 멘토 만들기

회사 내에 한 명 정도 멘토를 만들어두면 좋다.

-타인에게 귀감이 되는 사람을 선택

-멘토로 만들고 싶은 사람에게 자기 자신을 먼저 보여준다.

-멘토와의 관계에서 공과 사를 구분하는 사리분별 능력을 갖춘다.

-다수의 멘토보다는 확실한 소소의 멘토가 낫다.

-이성보다는 동성 멘토가 좋다.

-멘토에게 지나치게 의지하며 고민을 털어놓는 일은 피한다.

-나 자신도 누군가의 멘토가 되어줄 준비를 한다.

* 기념일 챙기기

보스대신 기념일 챙기는것도 비서의 역할. 기념일은 최소 2주 전에 보고하고 지시사항이 있다면 정확히 숙지한다.

1.개인기념일: 보스생일(음력확인), 배우자생일, 자녀생일, 결혼기념일, 자녀입학식, 자녀졸업식, 부모님 기일

2.기타기념일: 창립기념일, 명절, 발렌타인데이, 화이트데이, 스승의 날, 크리스마스

* 영수증 관리

비서가 관리하는 영수증 2가지, (보스 /회사 관련 영수증). 각각 지출 내역서를 1부씩 작성하고 별도로 관리한다. 또 각종 영수증을 효과적으로 관리하기 위해서는 다음과 같이 카드 이름, 카드번호, 유효일자 등을 파악하고 기타 영수증도 날짜, 사용처, 금액 등을 정확하게 확인한다.

일시	현금/카드	금액	사용자	사용처	비고
10.06.01	개인(OO골드)	\2,000,000	회장님	oo전자	노트북구입
10.06.02	현금	\200,000	회장님	비품구입	비품구입
10.06.02	개인(OO골드)	\150,000	회장님	xx식당	지인

일시	현금/카드	금액	사용자	사용처	비고
10.06.01	법인(OO골드)	\150,000	송xx과장	oo식당	비서실 회식
10.06.02	현금	\50,000	이xx과장	비품구입	비서실
10.06.02	법인(OO골드)	\210,000	최xx대리	OO C.C	회장님 골프접대

*자료조사에 유용한 사이트

행사 및 전시 : 각종 행사 및 전시일정 스크랩

코엑스

킨텍스

aT센터

엑스코

벡스코

경제자료

삼성경제연구소

LG경제연구원

한국은행

한국개발연구원

한국경제연구원

금감원

금융결제원

조달청

세금

국세청

관세청

기타자료

국회도서관

국립중앙도서관

전자공시

학술연구정보서비스

통계청

식약청

특허청

기상청

코참비스

팍스넷

렛츠114

랭키닷컴

오늘의 유머

전국은행연합회

부동산114

* 연봉협상하기

1.협상 시 업무분장표, 업무계획서를 반드시 첨부해라.

비서가 얼마나 방대한 일을 하는지 알고있는 인담자는 거의 없다. 사소해보이는 설거지나 청소 등도 빠짐없이 작성. 하는일이 많다는것을 입증하는 것이 관건.

2.+3%를 노려라

인담자들은 협상 전 인건비를 예사할 때, '전체 인건비+3%' 정도는 예비로 계획해둔다. 그 3%를 노려라

3. 평소비서일지를 잘 정리

평소 비서일지에 야근시간과 횟수, 휴일근무일수, 타부서업무 협조내역등을 꼼꼼히 기록하고 연봉협상 시에 요약해서 첨부. 하루라도 빼놓지 않고 비서일지 작성하는 것이 유리한 고지에 오르는 가장 중'요한 방법

4. 가사노동에 대한 당위성을 증명

가사노동(설거지, 청소, 고객응대)의 중요성을 설명하고 응당한 대가를 요구

5. 기회비용을 때져보라

비서는 본인의 업무 외에도 지시받는 업무들이 있다. 그것을 기록하고 당신이 그 업무를 대신함으로써 회사 측에 이익이 된 것을 증명

6.사내정치에 민감해져라

다른 직원에 비해 간부들과 더욱 밀접한 관례를 맺는다. 연봉협상을 하게 될 간부와 친분을 쌓아두면 결정적인 순간에 유리해질 수 있다.

7. 적극적인 자세로 임하라.

'얼마받고싶으냐'라는 질문에 정확히 답하기는 힘들 것이다. 그래도 당신이 원하는 연봉을 당당하게 요구해라. "알아서 주세요"라는 말은 스스로의 능력을 무시하는 것.

8.정보를 수집해라.

비서의 연봉을 책정할 때 타 회사 비서의 연봉을 참고로 삼는 경우도 있다. 비슷한 경력이지만 더 많은 급여를 받는 비서의 정보를 파악해둔다.

9. 사내분위기에 맞춰라.

매출이 바닥을 치고 이는데 무리한 요구를 한다며 그 자리가 마지막이 될 공산이 크다. 적절하게 회사 분위기에 맞춰 협상에 임해라. 회사가 어렵다면 자진해서 연봉동결을 신청하는 것도 좋은 인상을 심어줄 수 있다.

10.연봉협상 후 드러난 자신의 문제점을 개선해라.

연봉협상 시 인담자들은 협상자의 눈물을 쏙 빼놓기도 한다.이때 겸손한 태도로 자신의 단점과 과오를 솔직하게 먼저 고백해도 좋다.